Auftragsverarbeitungsvertrag

Präambel

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag («AVV») gilt zwischen der Byteful GmbH, UID CHE-444.024.798 («Klarino»), und dem Kunden, der die Dienste von Klarino gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen («AGB») nutzt («Kunde»).

Für die Personendaten, die der Kunde in Klarino erfasst, importiert, empfängt oder versendet («Kundendaten»), ist der Kunde Verantwortlicher; Klarino bearbeitet sie als Auftragsverarbeiter ausschliesslich in seinem Auftrag. Der AVV regelt die Pflichten gemäss Art. 9 DSG und, soweit anwendbar, Art. 28 DSGVO. Er ist Bestandteil der AGB und wird mit deren Annahme vereinbart. Für Daten, die Klarino zu eigenen Zwecken bearbeitet (z. B. Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten), gilt die 

Datenschutzerklärung. Begriffe haben die Bedeutung gemäss DSG bzw. DSGVO. Anfragen zum Datenschutz und Weisungen richtet der Kunde an [email protected].

1) Gegenstand und Zweck

1.1 Klarino bearbeitet Kundendaten ausschliesslich zur Erbringung der Dienste gemäss AGB. Art der Bearbeitung, Datenkategorien und betroffene Personen ergeben sich aus Anhang 1; welche Daten tatsächlich bearbeitet werden, bestimmt der Kunde durch seine Nutzung.

1.2 Klarino bearbeitet Kundendaten nicht zu eigenen Zwecken. Der Kunde beauftragt Klarino, aus Nutzungsdaten anonymisierte oder aggregierte Statistiken zu erstellen, die keinen Rückschluss auf Kunden oder betroffene Personen zulassen und ausschliesslich Betrieb, Sicherheit und Verbesserung der Dienste dienen.

2) Weisungen

2.1 Klarino bearbeitet Kundendaten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch bezüglich Bekanntgaben ins Ausland. Weisungen sind die AGB, dieser AVV sowie die Konfiguration und Nutzung der Dienste durch den Kunden und seine Benutzer. Weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform; geht eine Weisung über den vereinbarten Leistungsumfang hinaus, kann Klarino eine angemessene Vergütung verlangen.

2.2 Hält Klarino eine Weisung für datenschutzwidrig, informiert Klarino den Kunden unverzüglich und darf die Ausführung bis zu ihrer Bestätigung oder Änderung aussetzen.

2.3 Ist Klarino gesetzlich zu einer Bearbeitung verpflichtet, teilt Klarino dies dem Kunden vorab mit, soweit das Gesetz dies nicht verbietet.

3) Vertraulichkeit und Datensicherheit

3.1 Zugriff auf Kundendaten erhalten nur Personen, die ihn für die Erbringung der Dienste benötigen und vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, auch über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus. Klarino greift nur auf Kundendaten zu, soweit dies für Betrieb, Wartung, Sicherheit oder Support erforderlich ist oder der Kunde es verlangt.

3.2 Klarino trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen («TOM») gemäss Anhang 2 (Art. 8 DSG, Art. 32 DSGVO) und darf sie weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht sinkt.

4) Unterauftragsverarbeiter

4.1 Der Kunde genehmigt den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern allgemein. Die in Anhang 3 aufgeführten gelten als genehmigt. Die aktuelle Liste ist unter klarino.app/de/datenschutz (Abschnitt «Unterauftragsverarbeiter für Kundendaten») abrufbar.

4.2 Klarino informiert den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an die Inhaber des Workspace über beabsichtigte Änderungen. Ist ein sofortiger Ersatz aus Gründen der Sicherheit oder Verfügbarkeit nötig, informiert Klarino unverzüglich nachträglich.

4.3 Der Kunde kann innert 14 Tagen nach der Information aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund Einsprache erheben. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Kunde den Vertrag fristlos kündigen; bereits bezahlte Entgelte für die Zeit danach werden anteilig zurückerstattet.

4.4 Klarino überträgt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich mindestens gleichwertige Datenschutzpflichten wie in diesem AVV und haftet für deren Einhaltung wie für eigenes Handeln.

5) Bekanntgabe ins Ausland

Klarino bearbeitet Kundendaten in der Schweiz und im EWR, soweit Anhang 3 nichts anderes festhält. Eine Bekanntgabe in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau (Anhang 1 DSV bzw. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) erfolgt nur mit geeigneten Garantien, insbesondere den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen oder einer Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework. Anhang 3 nennt je Unterauftragsverarbeiter Ort und Garantie.

6) Unterstützung des Kunden

6.1 Klarino unterstützt den Kunden mit den Funktionen der Dienste (z. B. Export, Berichtigung, Löschung) bei Begehren betroffener Personen. Wendet sich eine betroffene Person direkt an Klarino, leitet Klarino das Begehren unverzüglich an den Kunden weiter.

6.2 Klarino meldet dem Kunden eine Verletzung der Datensicherheit, die Kundendaten betrifft, unverzüglich nach Kenntnisnahme, stellt die für allfällige Meldungen nötigen Informationen zur Verfügung (fehlende Angaben, sobald sie vorliegen) und ergreift unverzüglich Massnahmen zur Behebung und Schadensminderung.

6.3 Klarino unterstützt den Kunden in angemessenem Umfang bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, vorgängigen Konsultationen und Meldungen an den EDÖB oder andere Aufsichtsbehörden. Unterstützung, die über die Funktionen der Dienste hinausgeht und nicht durch eine Pflichtverletzung von Klarino verursacht ist, kann Klarino nach Aufwand verrechnen.

7) Nachweise und Kontrollen

7.1 Klarino stellt dem Kunden auf Anfrage die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV nötigen Informationen zur Verfügung, insbesondere eine aktuelle Beschreibung der TOM und allfällige Zertifikate oder Prüfberichte.

7.2 Reichen diese nicht aus, kann der Kunde einmal pro Kalenderjahr (nach einer Verletzung der Datensicherheit oder auf behördliche Anordnung auch öfter) eine Kontrolle durch einen unabhängigen, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen. Sie ist mindestens 30 Tage im Voraus anzukündigen, darf den Betrieb nicht unverhältnismässig stören und umfasst keine Daten anderer Kunden. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten.

8) Löschung und Rückgabe

8.1 Der Kunde kann Kundendaten jederzeit mit den Funktionen der Dienste exportieren und löschen. Nach Vertragsende löscht Klarino die Kundendaten innert 30 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; bis dahin kann der Kunde sie exportieren. Löscht der Kunde seinen Workspace selbst, beginnt die Löschung sofort.

8.2 Kopien in Datensicherungen werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Bis dahin bleiben sie durch die TOM geschützt und werden nicht mehr aktiv bearbeitet. Auf Verlangen bestätigt Klarino die Löschung in Textform.

9) Schlussbestimmungen

9.1 Dieser AVV gilt für die Dauer des Vertrags gemäss AGB. Vertraulichkeit und Löschung gelten über das Vertragsende hinaus.

9.2 Die Haftung richtet sich nach den AGB; zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Art. 82 DSGVO, bleiben vorbehalten.

9.3 Klarino kann diesen AVV ändern, wenn dies wegen geänderter Rechtslage, behördlicher Vorgaben oder einer Weiterentwicklung der Dienste nötig ist und das Schutzniveau nicht sinkt. Klarino informiert den Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten. Jede Fassung ist mit Datum abrufbar.

9.4 Bei Widersprüchen geht dieser AVV für die Bearbeitung von Kundendaten den AGB vor; ein individuell abgeschlossener AVV geht diesem vor. Im Übrigen gelten die AGB, einschliesslich Rechtswahl, Gerichtsstand und salvatorischer Klausel.

Anhang 1: Gegenstand der Bearbeitung

Die Grundfunktionen betreffen jeden Kunden; Zusatzfunktionen nur, soweit sie im Abonnement enthalten sind und der Kunde sie nutzt.

Bereich	Umfang	Art der Bearbeitung	Typische Datenkategorien
Datenbanken und Apps	Grundfunktion	Speichern, Abfragen, Auswerten, Exportieren	Vom Kunden definierte Felder, z. B. Name, Kontaktdaten, Firma, Notizen, Vertrags- und Transaktionsdaten
Benutzerverwaltung	Grundfunktion	Verwalten von Benutzern und Rechten	Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Protokolldaten
Dateien	Grundfunktion	Speichern und Bereitstellen	Inhalte hochgeladener Dateien
Formulare	Grundfunktion	Entgegennehmen von Eingaben, Bot-Schutz	Formulareingaben, IP-Adresse, technische Browserdaten
Newsletter und E-Mail-Versand	Zusatzfunktion	Empfängerverwaltung, Versand, Zustell- und Öffnungsstatistik	E-Mail-Adresse, Name, Sprache, Einwilligungsnachweis, Abmeldestatus, Interaktionsdaten
E-Mail-Posteingang	Zusatzfunktion	Empfangen und Speichern	Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt, Anhänge
Wissensdatenbank	Zusatzfunktion	Indexieren und Durchsuchen	Inhalte der Dokumente
KI-Funktionen	Zusatzfunktion	Verarbeitung von Eingaben	Eingaben, die dazu herangezogenen Kundendaten

Betroffene Personen: Kontakte, Kunden, Interessenten, Newsletter-Abonnenten, Mitglieder, Mitarbeitende und Geschäftspartner des Kunden sowie die Benutzer seines Workspace.

Besondere Kategorien: Die Dienste sind nicht für besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG, Art. 9 DSGVO) ausgelegt. Bearbeitet der Kunde solche Daten, stellt er sicher, dass die TOM gemäss Anhang 2 dafür ausreichen.

Anhang 2: Technische und organisatorische Massnahmen

Ziel	Massnahmen
Physische Sicherheit	Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland (ISO 27001) mit Zutrittskontrolle und Videoüberwachung; kein physischer Zugang von Klarino
Zugang	Persönliche Konten; Passwortrichtlinie; Zwei-Faktor-Authentisierung für Benutzer verfügbar; Serverzugang nur per SSH-Schlüssel für berechtigte Personen
Zugriff	Rollen- und Berechtigungskonzept; Mandantentrennung auf Anwendungsebene; administrativer Zugriff durch Klarino nur bei Bedarf (§3.1)
Übertragung	TLS-Verschlüsselung für alle Verbindungen zu den Diensten und zu Unterauftragsverarbeitern
Protokollierung	Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse; Anwendungs- und Fehlerprotokolle mit begrenzter Aufbewahrung und Datenminimierung
Verfügbarkeit	Tägliche Datenbanksicherungen in getrenntem Objektspeicher; Überwachung von Servern, Diensten und Sicherungen; regelmässig getestete Wiederherstellung
Trennung	Getrennte Umgebungen für Entwicklung, Test und Produktion; keine Produktivdaten in Testumgebungen
Organisation	Vertraulichkeitsverpflichtung; Prozess für Sicherheitsvorfälle (§6.2); regelmässige Überprüfung der Massnahmen; sorgfältige Auswahl der Unterauftragsverarbeiter

Anhang 3: Unterauftragsverarbeiter

Unterauftragsverarbeiter für Zusatzfunktionen erhalten Kundendaten nur, wenn der Kunde die Funktion nutzt.

Unterauftragsverarbeiter	Zweck	Ort
Hetzner Online GmbH	Hosting, Dateien, Sicherungen	Deutschland
Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES)	E-Mail- und Newsletter-Versand	Deutschland
Cloudflare, Inc.	Empfang eingehender E-Mails, Bot-Schutz (Turnstile)	USA
OpenAI	KI-Funktionen	USA
Anthropic	KI-Funktionen	USA
Google (Gemini)	KI-Funktionen	USA
PostHog, Inc.	Produktanalyse und Überwachung der KI-Funktionen	EU (Deutschland)
Functional Software, Inc. (Sentry)	Fehlerüberwachung	USA

Nutzt der Kunde für den E-Mail-Versand einen eigenen Anbieter (z. B. eigenes SMTP, Postmark, SendGrid), ist dieser kein Unterauftragsverarbeiter von Klarino; das Vertragsverhältnis besteht direkt zwischen dem Kunden und dem Anbieter.